5 kroków do pozwu o zapłatę. Jak przygotować się do postępowania o zapłatę?

Na blogu pisaliśmy już w jaki sposób skutecznie wezwać naszego kontrahenta do zapłaty. Co jednak w sytuacji, gdy dłużnik, pomimo wezwania, nie spłacił zadłużenia? Wezwanie do zapłaty można powtórzyć, ale warto także zacząć już rozważać wystąpienie na drogę postępowania sądowego. Do tego jednak trzeba się dobrze przygotować. Warto poświęcić kilka chwil na dokonanie odpowiedniej analizy oraz skompletowanie posiadanej przez nas dokumentacji. Przyda się Wam ona nie tylko, gdy będziecie sami składać pozew o zapłatę, ale również wówczas jeżeli zechcecie zlecić prowadzenie sprawy prawnikowi lub kancelarii prawnej (adwokackiej lub radcowskiej).

Co zatem należy zrobić przed skierowaniem sprawy na drogę postępowania sądowego?

W pierwszym kroku, należy skompletować wszystkie niezapłacone faktury VAT. Pozew o zapłatę opiera się przede wszystkim na fakturach. Brak podpisu dłużnika na fakturach VAT nie wpływa na bezzasadność powództwa. Dobrze byłoby jednak aby przedmiotowe faktury zostały przez niego podpisane. Mamy wówczas dowód, że dłużnik przyjął faktury i ich nie kwestionował. Przynajmniej wówczas, gdy je otrzymał.

A co jeżeli nie posiadamy faktur VAT?

Nie zawsze jednak dysponujemy fakturami. Zdarza się przecież, że nie prowadzimy działalności gospodarczej i tym samym nie wystawiamy takich dokumentów. Zaległość może wynikać z podpisanej przez nas umowy. Faktury VAT nie stanowią więc jedynego dowodu w sprawie o zapłatę.  W drugim kroku należy zatem zastanowić się nad innymi dokumentami, które potwierdzają powstałą zaległość.

Czy faktury VAT stanowią jedyny dowód w sprawie o zapłatę?

Oczywiście, że nie. Jeżeli domagamy się zapłaty powinniśmy udowodnić skąd wynika konkretne zadłużenie. Powód ma zatem obowiązek udowodnienia przed sądem, że umówił się z dłużnikiem na konkretne wynagrodzenie oraz, że wykonał w sposób prawidłowy swoje zobowiązanie. Koniecznym jest wykazanie, że za wykonaną usługę lub towar należy się taka a nie inna cena. Fachowo mówi się, że trzeba udowodnić swoje powództwo zarówno co do zasady, jak i co do wysokości.

Jak wykazać wysokość roszczenia?

Aby wykazać, że strony umówiły się na konkretne wynagrodzenie potrzebne jest przedstawienie dalszych dowodów w sprawie. W trzecim kroku trzeba więc zastanowić się nad dodatkową dokumentacją, z której będzie wynikać, że dłużnik zalega nam z płatnością konkretnej sumy. I tak dobrze byłoby załączyć umowę zawartą z dłużnikiem, a w przypadku jej braku np. korespondencję mailową, z której wynika, że strony umówiły się na konkretne zlecenie. Jeżeli mamy taką możliwość, można również zawnioskować o przesłuchanie osoby, która była świadkiem ustaleń pomiędzy stronami.

Jak wykazać prawidłowe wykonanie umowy?

W czwartym kroku powinniśmy przygotować takie dokumenty i dowody, które wykażą, że umowa została przez nas wykonana w sposób prawidłowy. Innymi słowy musimy udowodnić, że wykonaliśmy to do czego się zobowiązaliśmy, zaś brak płatności wynika wyłącznie z winy dłużnika. Przykładowo, do pozwu można załączyć dowody takie jak dokument wydania towaru (WZ), korespondencja mailowa z dłużnikiem, czy zlecenie transportowe. Można również złożyć wniosek o przesłuchanie osób, które były świadkami prawidłowego wykonania umowy, np. naszych pracowników.

Jakie jeszcze inne dokumenty powinniśmy przygotować?

W ostatnim kroku należy pamiętać o skierowanym wcześniej wezwaniu do zapłaty. Tak jak już pisaliśmy w naszym poprzednim artykule, wezwanie do zapłaty powinno być wysłane listem poleconym razem z odpowiednimi pocztowymi potwierdzeniami. Do pozwu o zapłatę należy następnie dołączyć takie wezwanie wraz z potwierdzeniem nadania i odebrania. Oczywiście nie trzeba martwić się, jeżeli dłużnik nie odebrał naszej przesyłki i wezwanie do nas wróciło. Wystarczy, że to my podjęliśmy próbę odzyskania naszej należności zanim wystąpiliśmy na drogę sądową. Jeżeli jeszcze nie czytaliście naszego artykuły o wezwaniu do zapłaty zapraszamy do lektury. Zachęcamy także do pobrania darmowego wzoru takiego wezwania.

Taki dowód ma o tyle istotne znaczenie, że jeżeli nie będziemy go posiadać, a dłużnik uzna powództwo, sąd będzie mógł zasądzić od nas na rzecz pozwanego zwrot kosztów zastępstwa adwokackiego. Przedstawienie wezwania do zapłaty wykazuje bowiem, że podjęliśmy wcześniejszą próbę odzyskania należności, a to dłużnik mimo to nie chciał oddać nam należnej sumy.

Podsumowanie – 5 kroków do pozwu o zapłatę

Podsumowując, przed przystąpieniem do sporządzenia pozwu o zapłatę, należy przygotować i zebrać stosowne dokumenty, które potwierdzą:

• istnienie zadłużenia (przede wszystkim faktury),
• warunki i okoliczności powstania zobowiązania (przede wszystkim umowa z dłużnikiem),
• wysokość zadłużenia (np. umowa lub korespondencja mailowa),
• wywiązanie się z naszej pracy (np. wykonanie umówionego zlecenia, towaru),
• przedsądowe wezwanie dłużnika do zapłaty.

Dopiero po przygotowaniu całej dokumentacji oraz zebraniu danych świadków można przystąpić do kolejnego etapu, a mianowicie do sporządzenia pozwu o zapłatę. Ale o tym, napiszemy w naszych kolejnych artykułach.

***

Jeżeli macie jakiekolwiek pytania odnośnie dokumentów niezbędnych do przygotowania pozwu o zapłatę śmiało zadawajcie je w komentarzach. Chętnie przeczytamy też o Waszych doświadczeniach z dłużnikami. Zapraszamy również do kontaktu na indywidualne porady prawne z naszymi prawnikami z zakresu windykacji.